La automatización es una de las mejores formas de aumentar la productividad de su equipo.

1. Define los procesos de tu equipo

Un equipo que no tiene procesos claramente definidos tendrá dificultades para comenzar con la automatización. “Si no tiene un proceso claro y definido, no podrá determinar las partes del proceso que necesita. para automatizar”, dice Andrés Pérez Españon, CEO y Fundador de Drew. “Tampoco podrá determinar las personas y las tareas clave necesarias para lograr los resultados deseados”.

Antes de comprometerse con la automatización, asegúrese de haber definido claramente cada paso de los procesos de su equipo .

De lo contrario, solo estarás disparando en la oscuridad.

2. Detecta los cuellos de botella

Después de definir los procesos de su equipo, el siguiente paso es identificar cualquier tarea manual y repetitiva que sea propensa a errores humanos e ineficiencias .

“Cuando elegimos qué automatizar, siempre nos preguntamos: “¿Cuáles son las tareas repetitivas en este proceso? ¿Qué tareas necesitan la ayuda de la tecnología para reducir los errores humanos? ¿Y qué tareas se prestan para aumentar su productividad con la ayuda de la tecnología? dice Españón.

“Una vez que tenemos esas preguntas resueltas, reducimos nuestra lista de tareas repetitivas a aquellas que agotan varios recursos operativos y en las que los errores humanos son frecuentes”.

En pocas palabras, desea identificar las tareas en las que la tecnología podría aumentar la productividad y reducir la susceptibilidad al error humano durante este paso .

3. Calcula los costos y beneficios de automatizar tus procesos

Ahora es el momento de crear un análisis de costo-beneficio para automatizar cada uno de sus procesos.

Para ello, calcula si el aumento de productividad que obtendrás al automatizar este proceso es mayor que sus costes. Si ese aumento en la productividad supera sus costos, entonces vale la pena automatizar el proceso.

Sin embargo, hay algunas situaciones en las que no debe tomar la decisión de automatizar basándose únicamente en los números. A veces, necesitas confiar en tu instinto.

“Por un lado, los límites para la automatización son aquellos en los que el costo de la automatización es mayor que sus beneficios”, dice Españon. Pero por otro lado, están aquellos en los que la responsabilidad humana es vital para tomar una decisión”.

4. Cree su plan de automatización

El último paso para automatizar sus procesos es construir su plan de automatización .

“Recomendamos imaginar la automatización antes de implementarla, pensar en ella, esbozarla y luego, finalmente, implementarla”, dice Españon. “Porque si implementa la automatización de inmediato, es muy probable que falle en su ejecución”.

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